一、大會時間地點：1、時間：定在12月18日或12月25日比較合適，因都為周六，且距論壇成立紀(jì)念日相近;大會時間長度控制在5個小時之內(nèi)，其后是晚餐時間(是自助餐形式)。2、地點：位于市中心地帶，交通方便，場地較大(至少可容納200人，散臺空間較大，有舞臺);功能比較完善(比如有投影，有卡拉OK，有舞美燈光，有好的音響效果，有餐飲供應(yīng))
　　
　　二、大會組委會：1、小組成員：包括管-理-員、總顧問、版區(qū)總斑竹、各版塊斑竹、主持人(以上本市成員做具體工作，外地成員書面向管-理-員提出意見和建議)。2、組織形式：1)管-理-員：主要掌握大會的籌辦動態(tài)和方案落實(包括前期籌備、節(jié)目審定、會員建議的歸納、整理和實施);協(xié)調(diào)版區(qū)之間、組委會成員之間、參加演出的會員之間的合作關(guān)系;2)總顧問：主要把握大會整體運作方向，提出更趨完善的改進意見和建議，負責(zé)論壇與社會關(guān)系的溝通和交流，負責(zé)媒體的參與和報道等宣傳工作。3)各斑竹：主要負責(zé)各自版塊的節(jié)目征集、排練和演出人員的選拔、確定(節(jié)目單先報組委會審查)。4)主持人：主要負責(zé)開幕詞、閉幕詞的撰寫及大會主持。5)服務(wù)人員：負責(zé)投影、攝影、DV、義工的人員明確分工，專人負責(zé)，組委會直接管理。
　　
　　三、大會公益與公眾參與節(jié)目：1、攝影愛好者作品拍賣活動：個人提供自選攝影作品及洗印裝裱費用，由組委會專人負責(zé)統(tǒng)一洗印裝裱，作品懸掛或擺放在大會現(xiàn)場，向觀眾進行*(洗印裝裱價)拍賣，拍得款項高與裝裱價的部分，部分充入西盟基金，高于裝裱價的部分現(xiàn)金和裝裱價歸還作者本人。2、有紀(jì)念意義的會員個人珍藏物品拍賣：如戶外會員揀拾的石頭;個人繪畫作品;個人旅游紀(jì)念品;其他個人珍藏物品。拍賣所得款項遵循會員本人意愿捐入西盟基金或作為獎品頒發(fā)給得獎會員。3、有獎竟猜活動：題目由管-理-員或主持人或?qū)Ｈ颂峁?要求保密性)。4、西盟論壇發(fā)展史—歷史珍貴鏡頭回放：各版塊斑竹負責(zé)搜集整理，組委會篩選確定(包括新版塊的成立、注冊會員千位數(shù)的突破、新老斑竹更替、舊制度的規(guī)范與完善，新制度的建立與實施、戶外發(fā)展史回顧、戶外名人錄、報章廣播電視等媒體對論壇的報道宣傳記錄、在發(fā)展中遇到的困難挫折以及如何克服解決的事例等等)。5、對西盟的健康發(fā)展做出突出貢獻的會員給予榮譽和物質(zhì)的嘉獎(比如說發(fā)帖量*名、發(fā)帖量zui高獎、發(fā)帖質(zhì)量zui高獎、*帖子獎、*斑竹獎、創(chuàng)新精神斑竹獎、*會員獎、*貴賓獎、杰出貢獻獎、*建議獎(包括對論壇發(fā)展有促進作用的意見帖、指正帖)、zui熱心會員獎、zui辛勤灌水獎、*戶外活動領(lǐng)隊獎、*戶外精神獎、*戶外協(xié)作獎、*戶外活動項目獎、*戶外活動隊員獎、*戶外活動財務(wù)獎、*線路探路獎、*戶外攻略獎、風(fēng)采戶外人士獎、*原創(chuàng)寫手獎、*圖片制作獎、*轉(zhuǎn)帖獎、*攝影獎、*義工獎、*新人獎、等等，以上獎項參考若干，頒獎時可以介紹得獎?wù)叩臉I(yè)績資料，得將者發(fā)表感言)。6、大會現(xiàn)場公布一批普通會員榮晉貴賓的新成員名單。7、新老會員看西盟：推選一名老會員和一名新會員談?wù)勛约貉壑械奈髅?包括怎么加入的來歷、怎么看待西盟、對西盟發(fā)展的展望)。8、對已離開西盟但作出貢獻的會員和斑竹的回顧和祝福。
　　
　　四、大會流程：1、主持人致開幕詞：(10分鐘之內(nèi))2、舞蹈：(開門紅二)3、其他節(jié)目(原創(chuàng)詩歌散文配樂朗誦、小品、歌舞、樂器演奏、戶外服飾裝備模特表演等)4、穿插公眾參與節(jié)目(拍賣、歷史鏡頭回放、有獎竟猜、頒獎儀式、宣布新貴賓名單，互動游戲)。5、自助餐酒會。
　　
　　五、其它要求各版主積極組織本版塊的節(jié)目，在12月1日前跟貼匯報進展情況，在12月10前確定節(jié)目單，并希望全體會議員群策群力，積極主動的參與進來，把我們這次年中總結(jié)會高的紅紅火火。